Carlos
Maia, Regional Director da Hays Portugal afirma que “Trabalhar
em equipas virtuais e gerir de longe requer uma abordagem diferente quando se
gere uma equipa que se encontra na mesma sala ou espaço. Significa criar novas
metodologias e técnicas de comunicação para tirar o melhor partido uns dos
outros, melhorando ao mesmo tempo o desempenho organizacional e pessoal.”
Não ter colaboradores que trabalham à sua frente pode, por vezes, criar obstáculos à comunicação, colaboração, construção de relações e partilha de conhecimentos dentro da sua equipa. Portanto, a ideia de ter uma força de trabalho unificada e remota pode parecer contraditória. No entanto, a Hays, acredita que ter uma equipa de colaboradores que são tanto remotos quanto unidos pode ser possível, é apenas necessário seguir os seguintes passos:
1. Uma estratégia de comunicação clara
Ao gerir profissionais remotos, é importante
estabelecer os melhores meios de comunicação e manter esta comunicação
frequente. Conversas regulares e inclusivas permitirão que comunique objetivos
comuns enquanto estabelece as competências que cada membro da equipa contribui
para alcançá-los. Isto irá construir um sentido mais forte de espírito de
equipa e união.
O e-mail pode ser uma ótima maneira de transmitir
uma mensagem em certos casos, por exemplo, ao partilhar documentos, vídeos e
imagens para uma força de trabalho alargada. Para além disso, alguns membros da
sua equipa podem estar a trabalhar em fusos horários diferentes, pelo que uma
chamada telefónica às 7 da manhã pode não ser apreciada.
No entanto, o perigo de e-mails constantes em cada
etapa de um projeto mais amplo é que pode acabar com um tópico de e-mail interminável,
as pessoas podem se esquecer de incluir outras pessoas, as conversas podem ser
desviadas e o objetivo comum pode por fim, ser perdido.
A forma para combater isto é agendar conferências
por telefone regulares durante as quais poderá efetivamente conduzir uma
conversa em tempo real com um objetivo claro e unificado. Envie uma agenda com
antecedência e encoraje todos na chamada a acrescentar pontos, para que nada
fique de fora. Mantenha a conversa aberta e dê a cada participante uma oportunidade
de falar e fornecer atualizações. Ao fazer isso, pode ter uma conversa
inclusiva, garantir que todos estejam na mesma página, alinhados e informados.
2. Minimizar as ausências
Tente evitar qualquer ausência nas chamadas - já que
estas chamadas são o equivalente às reuniões de equipa. Precisa de ouvir e de transmitir
atualizações para cada profissional e, por sua vez, cada pessoa precisa de
ouvir e de ser ouvido. Esta é a única forma de garantir que cada profissional
remoto está a par da informação e parte da equipa.
Se achar complicado encontrar um tempo para fazer uma reunião via chamada telefónica que funcione para todos, utilize um assistente de agendamento automático - o seu software de calendário de e-mail pode vir com um ou, em alternativa, poderá experimentar o Doodle. Ao agendar chamadas em conferência, considere as diferenças horárias, e mantenha as chamadas o mais próximo possível do horário normal de expediente.
3. Melhorar as intra-comunicações
Num ambiente de escritório, os membros da equipa têm
diversas oportunidades para construir uma relação profissional e pessoal uns
com os outros - seja ao partilhar ideias de trabalho ou conversar sobre o fim
de semana. Este tipo de interação entre a equipa pode promover relações de trabalho
e abrir linhas de comunicação relacionadas com o trabalho. Mais ainda, ajuda a
reunir os membros da equipa.
É claro que é uma coisa complicada de replicar, quando a equipa está a
trabalhar remotamente, ou em cidades, ou países diferentes. As teleconferências
proporcionam a oportunidade de encorajar pequenas conversas e construir
relacionamentos. No entanto, haverá muitas ocasiões em que as teleconferências
não serão possíveis ou necessárias.
Mantenha a comunicação contínua, estabelecendo um chat de grupo - por exemplo, o Yammer, ou o Microsoft Teams para partilhar sucessos, fazer perguntas e mencionar mudanças que surgem no dia-a-dia.
4. Incentivar a partilha de conhecimentos
Os fusos horários não serão a única coisa que irá
variar entre os trabalhadores remotos. Considere os diferentes pontos fortes e
competências da equipa, e incentive uma cultura de partilha de conhecimento.
Apesar de não estarem todos na mesma sala, não significa que não consiga que um
de seus colaboradores crie um webinar, podcast ou PDF sobre o assunto
especializado de cada um.
Isso ajudará a unificar a equipa e incentivará a
apreciar o valor e o propósito uns dos outros. Também pode fazer isso elogiando
publicamente diferentes membros da equipa, quando apropriado.
5. Seja perspicaz
Numa reunião - conseguimos ler a linguagem corporal
e a expressão facial das pessoas para avaliar o humor, o que pode ajudar a
identificar e a resolver quaisquer possíveis conflitos, tensões ou problemas
entre os membros da equipa. Isso é algo que não pode obter numa chamada de
áudio - portanto, sempre que possível, organize sessões de Skype em grupo.
Embora as chamadas com vídeo possam ajudar a atenuar
o problema, ainda pode ser complicado ler a linguagem corporal e as expressões
faciais das pessoas. Portanto, também deve prestar atenção extra às vozes das
pessoas - identificando quaisquer mudanças de tom - e, assim, cortar qualquer
potencial problema no início.
Resumindo, unir uma força de trabalho remota envolve principalmente ser consciente e proactivo sobre as potenciais dificuldades. Estas barreiras incluem diferentes fusos horários, locais, o que pode levar a uma falta de comunicação e construção de relacionamento entre os colaboradores.
Para além disso, precisa de encontrar soluções tecnológicas para essas
barreiras, desde vídeo chamadas a mensagens instantâneas e a ferramentas para
agendar reuniões, enquanto permanece compreensiva, inclusiva e comunicativa. Ao
fazer isso, pode alcançar o que pensava ser impossível - uma força de trabalho
unificada e remota.