Dicas para melhorar o controlo de custos de telecomunicações na sua empresa

Depois de negociadas as condições com um operador, surgem as primeiras facturas. Mensalidades, comunicações nacionais, internacionais, Roaming, dados fixos, bandas largas móveis, redes privadas. A lista pode ser maior consoante a especificidade da solução.

Expense Reduction Analysts
30 de Março de 2018

Depois de negociadas as condições com um operador, surgem as primeiras facturas. Mensalidades, comunicações nacionais, internacionais, Roaming, dados fixos, bandas largas móveis, redes privadas. A lista pode ser maior consoante a especificidade da solução.
Das rubricas non-core de uma empresa, as telecomunicações são um dos exemplos cuja responsabilidade pode pertencer a vários departamentos: recursos humanos, financeiro, Informática ou TI e pode seguir um processo de verificação moroso e nem sempre isento de erros.
Deixamos algumas ideias como otimizar o tempo dos recursos, procurando melhorar todo o processo e melhorar o controlo de custos de telecomunicações.
- Ownership único de uma área com outra de suporte – ter quatro áreas a verificar custos, ou áreas que não são responsáveis pela sua validação e correção, aumenta o tempo e diminui a qualidade do trabalho. Assim, assignar a uma área a verificação das condições e a recepção da factura garante ganho de tempo a longo prazo, pela especialização. Esta área pode e deve ser auxiliada por outra para conferência de condições mais específicas (serviços de dados e suporte, por exemplo).
- Clarificação de todas as condições das comunicações – é comum serem acordadas tarifas numa negociação intensa e focada nas principais fontes de comunicação. E é também frequente aparecerem surpresas na facturação: chamadas extra, serviços adicionais, custos em Roaming. Com as receitas por cliente a baixarem, o fornecedor procura maximizar os extras por omissão. Por defeito os serviços extra devem ser bloqueados.
- Extracto Digital como norma de recepção de facturas – dependendo da empresa uma factura pode ter centenas ou milhares de páginas. Torna-se assim inviável a verificação em papel ou em PDF. Há o extracto em folha de cálculo que permite que em horas se possam conferir custos fixos e variáveis e analisar desvios, com fórmulas e regras simples.
- Não renovação automática do contrato aumenta o poder negocial bem como a data simultânea do final dos contratos. Já lhe aconteceu pedir telefones e serem renovados x meses ao contrato? Procure conhecer as datas e condições de renovação antes de 6 meses do fim indique a não renovação automática. Assim terá tempo para negociar de forma equitativa com vários players.
Melhorar o controlo de custos de telecomunicações não tem de ser complexo e pode reduzir muito tempo não produtivo dos seus recursos.
Pode também optar pelo outsourcing desta rubrica com a negociação, análise e auditoria para entidades que podem trazer ganhos financeiros e de tempo substanciais pelo foco exclusivo que têm neste tipo de tarefa e nas práticas já ganhas em outros projectos.

Revista Digital Start&Go


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